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公文管理制度

2017年07月18日 来源:山西省阳泉市教育局  部门:山西省阳泉市教育局 浏览:

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   为促进局机关公文办理程序的规范化、科学化、制度化,提高公文办理工作的效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》和有关公文处理规定,特制定本制度。

   一、收文管理

   (一)收文归口

    凡主送本局的公文,均应交由办公室统一登记。

   (二)传递形式

    办公室提出拟办意见,报送领导批示后,按照批示要求交相关科室办理。凡涉及两个以上科室的,由主办科室负责联络、汇总、办理。

    1.对需我局提出意见、建议上报的,承办科室将办理建议报局主要负责人或分管领导审签意见后,交办公室盖章登记后及时报送。

    2.具有保密性质的公文。分送局领导和相关科室阅办后,由办公室归档。

   (三)传递时限

收到公文一般应在七个工作日内办结;紧急公文,随到随办;有办理时限要求的,应按规定时间办结。重大事项,经局领导批准后,可适当延期,但不超过15个工作日。对于复杂问题,不能在规定时限内作出答复的,由局主要负责人或分管领导视情况督办,主办科室应联系来文单位,讲明原因,取得谅解。

   (四)公文督办与检查

    办公室应视公文的轻重缓急,做好公文的催办、督办工作。各承办科室要密切配合,按时完成交办事项。

   (五)公文安全与保密

    公文传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保公文安全、完整。办公室要跟踪公文的传递,严防文件泄密与丢失。

   二、发文管理

   (一)归口管理

    凡以本局名义发出的各类公文,均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。

   (二)行文程序

    以阳教字发文和上行文按下列程序进行:主办科室拟稿→局分管领导核稿→局主要负责人签发→办公室登记文号→拟稿科室校对复核→办公室缮印、盖章→拟稿科室封发→办公室归档。

以科室及事业单位字号发文按下列程序进行:主办科室拟稿→科室主要负责人核稿→局分管领导签发→办公室登记文号→拟稿科室校对复核→办公室缮印、盖章→拟稿科室封发→办公室归档。

   (三)行文规则

    1.拟稿用纸规定:发文(含联合发文)拟稿需填写《阳泉市教育局文(函)件发文卡》,有关栏目必须逐项填写清楚,正文可用打印稿。

    2.行文书写规定:公文起草、审核、签发除打印稿外,必须用蓝黑或黑色钢笔、毛笔、签字笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔书写,书写字迹清楚工整。修改公文时增加的内容不得写在装订线外。

    3.行文核稿规定:以本局名义发出的各种公文必须核稿,核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由主办科室对行文的政策性、可行性、准确性、正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由办公室对文字表达、公文种类、公文格式、书写要求等规范性进行审核。

    4.行文签发规定:本局一般性发文由局分管领导签发,请示类等重要文稿或涉及面广的文稿,由局主要负责人签发。如需与外单位会签的,必须经局主要负责人或分管局长签发后,由拟文主办科室送外单位会签;外单位草拟的公文需由我局会签的,由经办科室报送局长或局分管领导签发。

    5.公文用印规定:公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘压盖行文日期,并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、以及超出规定份数的文件不得盖印。

    6.行文传阅规定:由办公室根据传阅的范围,将文件分发给局领导及相关科室,相关科室负责人组织本科室人员进行办理。

    7.行文归档规定:所有发文均应归档。归档文件份数如下:本局发文归档三份,联合发文归档两份。

   三、阅文管理

   (一)办公室文书应按照文件阅办笺拟办意见的阅办范围,及时将公文送交局领导阅示及相关科室阅办。

   (二)为避免文件丢失,相关人员阅文时不得随意将文件转交他人阅读,不得擅自带回家中。

   (三)对需落实办理类公文,由承办人在文件阅办笺上注明处理结果,并签上阅办人姓名和阅办时间。对具有保密性质的公文,阅文者须及时阅毕,并在文件阅办笺的相应位置内签上阅件人姓名和阅文时间。

   (四)公文处理完毕后,应将办理结果和文件及时归还给办公室。对重要文件及涉及“三密”文件,由办公室负责送交和收回,防止文件泄密。

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